Las 10 claves para la agenda de una reunión. Reuniones Eficientes y Productivas.
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¿Existen las reuniones eficientes y productivas?

Las reuniones eficientes y productivas son posibles

Pues aunque parezca la panacea, existen, he asistido a miles de reuniones a lo largo de mi vida laboral. Con personas de diferentes países, con diferentes proyectos, pero al final hay muchos denominadores comunes en las reuniones eficientes. También hay muchas similitudes entre las reuniones no productivas. Por supuesto tendremos que aprender a evitar las segundas.

Si no aplicamos unos buenos hábitos en las reuniones de trabajo podemos llegar a esto 😱:

Las reuniones son una actividad adictiva, y en gran medida autoindulgente que las empresas y otras organizaciones llevan a cabo como sustituto de la masturbación. Dawe Barry, humorista estadounidense y ganador del Premio Pullitzer Clic para tuitear

¿Cuál es el secreto para tener reuniones eficientes y productivas?

Una agenda preestablecida

¿A cuántas reuniones has acudido en la que no sabías de qué se iba a hablar?, ¿no sabías para qué serviría tu participación?, o ¿ni siquiera sabías lo qué tenías que llevar preparado?.

Las 10 claves para la agenda de una reunión eficiente.

Todos estos inconvenientes se pueden solucionar si la persona convocante prepara una agenda previa bien definida con los siguientes datos:

  • Agenda de la reunión. Principales temas a tratar como mínimo.
  • Convocados obligatorios.
  • Convocados opcionales (pueden ser sustitutos si no van los obligatorios).
  • Roles que tendrán cada uno de los asistentes. Véase el líder o piloto, el redactor del acta, el controlador del tiempo de la reunión, etc.
  • Documentos o información que tiene que llevar cada uno, si puede especificarse individualmente mucho mejor.
  • Tiempo de inicio de la reunión y tiempo del final de la reunión.
  • Puntualidad tanto al inicio como conclusión y recordarlo a los asistentes en la misma convocatoria.
  • Plan de acciones definido con objetivos, fechas y responsables.
  • Convocatoria para la siguiente reunión si procede para revisión.
  • Conclusiones finales y Cierre de la reunión.

¿Cuánto tiempo tienen que durar las reuniones eficientes y productivas?

Existen muchas opiniones acerca de cual es el tiempo óptimo para una reunión, aunque lo óptimos son 25 minutos para una reunión eficiente. aunque en algunos casos se puede llegar a 50 minutos. En este tiempo deberíamos de ser capaces, si llevamos bien preparada la reunión, de revisar todo lo necesario. Revisar los datos, preguntar a los asistentes por acciones realizadas, pendientes y futuras, y concretar siguiente reunión. ⏱

No pongo 30 ó 60 minutos porque debería de haber un margen para la llegada a la reunión de los asistentes. Muchas veces convocamos o vamos reuniones concatenadas sin tiempo ni para ir al baño 😅

La mayor ventaja de las reuniones de pie, es que la gente no marea la perdiz, de repente todo el mundo siente la necesidad de ir al grano. Mago More. Clic para tuitear

Grades consejos en un buen libro para tus reuniones:

En el libro Superpoderes del éxito para gente normal. El mago More, nos recomienda hacer las reuniones con nuestros colaboradores de pie, nunca sentados. Si lo piensas, no es tan descabellado, si nuestras reuniones sólo duran 30 minutos y la agenda está clara, sólo necesitamos una buena mesa, unos medios técnicos suficientes y una buen aCtitud. Incluso mejor aún una buena HAZTITUD.

¿Cuál es tu opinión?

Es importante que opines, ¿estás de acuerdo con estas 10 claves para reuniones eficientes?, ¿crees que falta alguna?.

Responsable de Producción en Alumalsa. CTO de MasKeCubos.com. Creador de este blog sobre Coaching y Liderazgo.